A parte de aprovação é fundamental para gerar o contas a receber, lembrando que isso depende do parâmetro utilizado pela empresa, veja abaixo as opções:

A parte de finalização ocorre quando não quer mais emitir a NF ou NFs e já possui alguma NF ou NFs emitida.

A parte de cancelamento é quando o pedido de venda foi cancelado antes de seguir o processo.

1 - Primeiramente, acesse o módulo de "Pedidos de venda".

2 - Vamos entender a situação "Em digitação".

Neste caso, o pedido foi feito corretamente porém precisa que alguém aprove para seguir o processo, enquanto estiver nesta situação é possível alterar qualquer informação.

*Para aprovar, basta clicar na engrenagem e depois em "Aprovar".

3 - Vamos entender a situação "Aprovado".

Neste caso, o pedido foi aprovado e já pode ser faturado.
Também é possível cancelar esta aprovação e voltar para digitação.

*Para cancelar a aprovação, basta clicar na engrenagem e depois em "Cancelar aprovação".

4 - Vamos entender a situação "Finalizado".

Neste caso, o pedido foi finalizado e todo o processo interrompido.

Exemplo: Tenho um faturamento parcial, já recebi uma parte e a segunda não será cobrada por algum motivo de negociação.

Ao invés de cancelar tudo, eu finalizo para manter o que já foi feito, porém todo e qualquer processo após isto será interrompido, considerando o processo concluído.

5 - Vamos entender a situação "Cancelado".

Neste caso, o pedido foi cancelado e não poderá ser faturado.
Para cancelar um pedido, ele precisa estar em "Aguardando aprovação" ou "Em digitação".

Se for necessário editar ou voltar algum processo, basta clicar na engrenagem e depois em "Desfazer cancelamento".

6 - Pronto, estas são as situações que um pedido de venda pode ter.